Kādi pienākumi sekretāra

Lai skaidri noteiktu pienākumus sekretāra, jums ir jāzina par kādu ir runa. Galu galā, šis amats var redzēt vairākos veidos. Zināms, piemēram, administratīvais asistents kā biroja darbinieks, Ģenerālsekretārs kā galvas (vadītājs), noteiktu organizāciju, valsts sekretārs, kā ierēdņa sekretārs kā diplomātisko personu, sekretārs galvas kā darbinieks, kā arī citas iespējas. Visbiežāk, minot šo amatu, ir prātā darbiniekam, kurš veic uzdevumus (uzdevumus), kā direktors uzņēmumu un individuālo galvām tās biznesa vienībām. Izrādās, ka pienākumi sekretāra šajā gadījumā samazināts līdz izpildei atsevišķu pasūtījumu organizatoriskie un tehniskie jautājumi.

Kas jāzina un jādara sekretārs

Ikdienas sekretārs veic šādas funkcijas:

1. Saņemt informāciju no saviem padotajiem pārsūtīt uz savu galvu.
2. Organizēt telefona vadītājs. Viņa prombūtnes, lai saņemtu informāciju, un tad lai to uzmanību uz direktora.
3. Saņemt un uzskaiti telefona ziņojumus.
4. Izveidot apstākļus normālai darbībai galvas: uzraudzīt pieprasījumu kancelejas un biroja aprīkojumu.
5. Lai palīdzētu organizēšanā ražošanas konferencēm un sanāksmēm. Bring dalībniekiem par datumu, vietu un pasākuma laikā. Gather nepieciešamos materiālus, lai nodrošinātu apmeklējumu pārstāvju pašreizējo un saglabāt sanāksmes protokolu.
6. Uzskaiti uzņēmumā. Lai to panāktu, sekretārs vajadzētu veikt uzņemšanu, organizēt ienākošo pastu un nosūtīt to vadībai. Tad, balstoties uz uzliktā vīzu nosūtīt dokumentus izpildītāji zem glezna. Par pienākumi no sekretāra ietver arī kontroli pār progresa grafiks un to izpildes rezultātiem.
7. Veikt darbu drukāšanas un dokumentu pavairošanu.
8. Organizēt saņemšanu apmeklētāju galvas uzņēmumā un spēja radīt apstākļus agrīnā atrisinājusi.

Lai sasniegtu šos šķietami vienkāršus pienākumus sekretāra, darba ņēmējs ir jāzina:

• visa struktūra uzņēmuma vadībai un tās struktūrvienībām;
• noteikumi, personāla un uzņēmuma struktūra, tās profilu, attīstības perspektīvām un specializācijas;
• noteikumi par tiesvedības pienācīgai norisei;
• noteikumus par lietošanai biroja iekārtu un sakaru līdzekļiem;
• noteikumi BTP, NO, ugunsdrošības un darba higiēnu;
• Noteikumi par darba organizāciju darba vietā;
• normatīvie un tiesiskie akti, rīkojumi, noteikumi, instrukcijas par plānošanas, uzskaites un kvalitātes kontroles darbu.

specifika Lietvedis

Ja mēs runājam par kādu konkrētu, šauru specializāciju, situācija ir nedaudz atšķirīga. Veikt, piemēram, to pienākumi sekretārs-lietvedis. Pats nosaukums amatam ir skaidri definēta darbu aspektu. Raksturīgi, katrā uzņēmumā jau ir darba aprakstu, kas iezīmē darbības speciālists uz biroja darbu. Ja šāds norādījums nav klāt, tas ir labāk, lai radītu to. Lai to izdarītu, jums vajadzētu izmantot kvalifikācijas rokasgrāmatu, kurā paraugi ir aptuveni. Pēc tam, standarta versija ir nepieciešams, lai mainītu saistību ar konkrētu organizāciju specifiskiem un iekšējām iezīmēm. Kopumā sekretārs-receptionist pienākumiem jābūt skaidri izsekot trīs galvenās jomas:

1. Darījumi ar sarakstē. Reģistratūra, apstrādājot to ar modernām metodēm un savlaicīgu nosūtīšanu.
2. Atbilstoša pārvaldība iekšējās dokumentācijas.
3. Reģistrācija, stingrās uzskaites un dokumentu nodošana arhīvam glabāšanā.

Iezīmes referenta

Dažos uzņēmumos ieviesti ar darbiniekiem par šo biroju, kas ietver plašu atbildības ". Režisora asistents" no "palīdzības dienestu", lai Šāds speciālists vajadzētu būt visaptverošas zināšanas un labu komandu situāciju. Pienākumi sekretaryareferenta nedaudz paplašināta, sakarā ar paaugstinātu jaudu. Kopumā, tas ir - normāls darbs sekretārs, bet vārds "palīgs" ir padarīt dažus papildinājumus standarta sarakstam. Jo īpaši, administratīvais asistents var patstāvīgi veikt apmeklētāju pieņemšanas par noteiktiem jautājumiem. Kam noteiktu informāciju, viņš ir spējīgs veikt savus lēmumus. Turklāt palīgs vadītājs veic svarīgus uzdevumus saistībā ar darbībām organizācijas (uzņēmuma). Dažreiz administratīvais asistents tiek apsūdzēts atbildību HR administrāciju. Tas tiek darīts tikai tad, ja kopējais darba apjoms ļauj veikt papildu pienākumus.